Karta Projektu to dokument zawierający kluczowe informacje dotyczące projektu informatycznego. Karta Projektu stanowi podstawę do prowadzenia projektu oraz służy jako punkt odniesienia dla osób zaangażowanych w projekt. Istnieją dwie zasadniczo różniące się formy tego dokumentu, pierwszą z nich, częściej spotykaną jest Karta Projektu tworzona przed realizacją projektu, np. oparta o wzór z metodyki Prince2. Ten wzór zawiera takie obszary jak:

• Opis projektu: Krótki opis celów projektu, jego znaczenia dla organizacji oraz głównych założeń.
• Cele projektu: Konkretne cele, które mają zostać osiągnięte w ramach projektu.
• Zakres projektu: Precyzyjne określenie tego, co jest objęte projektem, a co nie, aby uniknąć nieporozumień i zmian zakresu w trakcie realizacji.
• Harmonogram projektu: Terminy rozpoczęcia, zakończenia oraz kluczowe kamienie milowe projektu.
• Zasoby projektu: Określenie zasobów niezbędnych do realizacji projektu, w tym ludzkich, finansowych i technicznych.
• Ryzyka projektowe: Identyfikacja potencjalnych zagrożeń i niepewności, które mogą wpłynąć na realizację projektu, oraz strategie ich zarządzania.
• Stakeholderzy: Lista zainteresowanych stron, czyli osób lub grup, których interesy mogą być dotknięte przez projekt, wraz z ich rolami i oczekiwaniami.

Karta projektu w tym wzorze przeznaczone jest głównie dla managerów zajmujących się projektem od strony zamawiającego. Od strony wykonawcy natomiast, taki wzór Karty Projektu, choć nadal istotny, jest mniej przydatny. Ważniejsze, w szczególności w projektach rozwojowych, mogą być inne informacje, które rodzą się w trakcie realizacji projektu. Z tego powodu poza opisanym powyżej wzorem Karty Projektu opracowywanym przez klienta, w naszej organizacji funkcjonuje jeszcze wewnętrzny dokument uzupełniający Kartę Projektu o inne, istotne z naszego punktu widzenia informacje.

W naszej wersji dokument Karty Projektu zawiera:

1. Wewnętrzne zasoby projektowe, w tym: imię i nazwisko kierownika, aktualny skład zespołu. W punkcie tym również warto umieścić członków zespołu, którzy w przeszłości byli zaangażowani w projekt, ale zostali przeniesieni do innych projektów, tak by w razie potrzeby w przyszłości móc się łatwiej z nimi skontaktować.
2. Kontakty do klienta, w tym wszystkie kluczowe osoby zaangażowane w projekt, ale głównie od strony merytorycznej. W tym punkcie w naszej Karcie Projektu istotne są przede wszystkim osoby decyzyjne oraz wyznaczone osoby do kontaktu w tematach funkcjonowania logiki biznesowej.
3. Rutynowy kalendarz spotkań, wraz z krótką adnotacją o celu spotkania oraz osobie prowadzącą spotkanie. Ten punkt szczególnie jest ważny do minimalizowania ryzyka nagłej absencji kierownika.
4. Rutynowa ścieżka współpracy z klientem - ten punkt zawiera krótką informację dot. rutynowych procesów w projekcie takich jak: proces akceptacji zadań do realizacji oraz ich odbiorów, proces rozliczeń, itp.
5. Przydatne linki w tym:

• adresy środowisk test/stage/prod
• adresy do repozytorium kodu GIT
• adresy do systemów devops
• adresy do systemów wsparcie testów, np. TestLink
• instrukcje konfiguracji i uruchomienia systemów deweloperskich
• linki do dokumentacji projektowych

6. oraz wszystkie inne kluczowe w projekcie informacje.

Głównym celem naszej Karty Projektu jest więc zgromadzenie w jednym miejscu wszystkich kluczowych danych o projekcie. Informacje te powinny wspomagać takie procesy jak: wdrażanie nowego pracownika, być bazą wiedzy na wypadek absencji ważnego członka zespołu, gromadzić podstawowe informacje w celu ułatwienia audytu danego projektu, oraz w szczególności być centralnym punktem zbierający wszystkie informacje projektowe, które mogą być rozsiane po różnych używanych w firmie systemach. Warto dodać, że Karta Projektu pełni u nas istotną rolę dla utrzymywania wiedzy w Procedurze zapewnienia zastępstw kierowników. Prawidłowo opracowana Karta Projektu znacznie ułatwia odnajdywanie ważnych informacji projektowych oraz wspiera procesy przekazywania wiedzy.